¿Por qué es tan importante el mantenimiento de datos en Pardot?
Para empezar, Pardot tiene limites de almacenamiento y uso, y si Pardot es tu plataforma de automatización de preferencia seguramente vas a llegar a esos limites en algún momento. Si cuentas con un rol de administrador en tu cuenta, puedes ir a la sección de Almacenamiento y Uso de tus Ajustes Administrativos y revisar todas las funciones disponibles para tu cuenta. Además, en esta sección puedes revisar el uso que has dado a cada función.
Aunque muchas de las funciones de Pardot no tienen limites, hay algunas funciones importantes, como reglas de automatización, que los tienen limites y son relativamente bajos. Con esto en mente, es importante que tu y tu equipo sepan cuales funciones son limitadas y cuanto uso les dan para que puedan establecer las prioridades al momento de hacer una auditoria de datos.
La segunda razón de porqué es tan importante mantener una cuenta de Pardot organizada, es porque seguramente no tienes solo a una persona usando la cuenta, es más probable que tengas al menos un equipo sino varios equipos usando la cuenta. Si todos los datos y procesos están bien estructurados entonces todos van a entender cuales esfuerzos y funciones se están usando y así puedes orientarlos a todos hacía las metas generales de la empresa.
Finalmente, si tu cuenta no está organizada y ni si quiera sabes que es todo lo que hay en ella, va a ser muy difícil alcanzar los resultados que buscas. Pardot tiene un montón de herramientas para empresas y una capacidad de reportería poderosa, pero si las diferentes actividades de la plataforma no están interconectadas y organizadas va a ser muy difícil optimizar el retorno de estas actividades y no vas a poder usar la plataforma al máximo.
Entonces, ¿qué hay en tu cuenta de Pardot y cómo lo puedes organizar?
Como mencioné anteriormente, Pardot tiene muchas funciones y herramientas, por eso lo primero que debemos hacer es saber cuales son las funciones que tienen limites. Generalmente son las siguientes: base de datos, reglas de automatización, programas de engagement, almacenamiento de archivos, acciones de página, monitoreo de keywords SEO, monitoreo de competencia, y tracker de dominios. Ahora ya sabemos que estas son las actividades prioritarias apara monitorear y mantener más organizadas. Aquí quiero aclarar que las mejores prácticas de uso de Pardot incluyen monitorear todas las otras herramientas, ilimitadas o limitadas, para saber que estás usando la herramienta al máximo.
Con esta lista puedes visitar la sección de Almacenamiento y Uso y revisar estas funciones para ver cuando has usado y que disponibilidad de cada función tienes. Cuando identifiques las funciones que estén llegando a su limite puedes empezar la limpieza haciendo las siguientes preguntas:
- ¿Es la automatización correcta? Cada automatización dentro de Pardot tiene una meta específica, y si no las conoces todas podrías, sin darte cuenta, estar usando una regla de automatización (limitada) para una acción que podrías hacer usando segmentación (ilimitada).
- ¿Es esta acción relevante para los esfuerzos de marketing actuales? Aquí es importante revisar si tienes contenido (ej. landing pages, e-mails) y automatizaciones que se hayan usado para campañas pasadas. Por ejemplo, si lanzaste un e-book hace dos años y este año lanzaste una versión nueva, entonces puedes borrar todo el contenido del e-book más antiguo para no ocupar espacio.
- ¿Hay prospectos interactuando con esta automatización o contenido? Pardot te permite revisar si tus automatizaciones están activas, pausadas o inactivas, y si tienes algunas inactivas por que no se hayan usado en los últimos dos meses, entonces puedes revisar el contenido y decidir si ya no son relevantes para archivarlas o si debes actualizar el contenido o modificarlo para seguir usándolas.
- ¿Hay prospectos vinculados con las acciones? En cada automatización puedes revisar cuando fue la última vez que se vinculó un prospecto. Si estás acciones no han sido efectivas recientemente es un indicio de que deberías modificarlas o descartarlas si ya no son relevantes.
- ¿Estoy usando los campos personalizados correctamente o hay campos obsoletos o repetidos?
- ¿Estoy usando fuentes y destinos correctos en estas actividades?
Esta lista de preguntas te puede ayudar a ti y a tu equipo a revisar todas las acciones que se han creado y eliminar las que no sean relevantes para crear espacio para automatizaciones nuevas. ¡Y lo mejor es que no debes tener miedo de eliminar nada! Pardot no tiene un sistema de eliminación real, entonces cada vez que pones algo en la papelera, se queda ahí indefinidamente y puedes volver a activarlo en cualquier momento futuro.
Ahora que tu cuenta de Pardot está siendo utilizada con la mayor eficiencia solo tienes que implementar las mejores prácticas ¡Para sacar el mejor provecho de esta increíble herramienta!
Nota: Este artículo está basado en nuestro video “Cleaning Out Your Pardot Closet” de la serie Tips, Trucos y Tecnología.
